作成者別アーカイブ: zauber009

名前を付けて保存 ショートカット Alt+F+A

名前を付けて保存のショートカットは Alt+F+A。

また、現在新しく作っている文書は上書き保存のショートカットCtrl+Sでも「名前を付けて保存」のダイアログボックスでてきます。

保存先のホルダーを指定して、ファイル名を付けて保存します。

なお、このショートカットを実行して最初に表示されるホルダーは直前の作業で保存された場所にあるホルダーです。

違う場所に保存したい場合は注意してください。

最近使用したファイル ショートカット(ALT+F+R)

最近使用したファイルを開きたい時は、ショートカットALT+F+Rを使うと便利。

これは、ファイルタブをクリックして表示されるメニューから「最近使用したファイル」をクリックするのと同じことですが、

やっぱりショートカットを使った方が速いし、作業ストレスも少ないと思います。

エクセルで作業をしていると、最近使用したファイルを参照したいことが何度も出てくると思いますからぜひ覚えておいてください。

ただし、ブックの名前を変えてしまったり、保存した後で移動してしまったブックはこの操作では開けませんから、保存先のホルダーから開くようにしてくださいね。

既存ブックのコピーを開く

一定のフォームで作ったブックを使いまわしたい時、あなたはどうしていますか。

新しく名前を付けて保存してももちろんいいわけですが、それをしないで「ブックを上書き」してしまう失敗したことありませんか?

自慢じゃありませんが、私はしょっちゅうやってしまいます。

そんなミスを回避するには、下記の方法で既存ブックのコピーを開いて作業をします。

ホルダーに一覧表示されているファイル名を右クリックして、表示されるリストから「新規作成」を選択。

例えば、既に保存されているブックの名前が「住所録」なら、この作業で現れるブックには住所録1という名前がついています。

このブック、名前がついているので既に保存されているようにも思えるのですが、実は保存されていません。

(ちなみに、上書き保存しようとすると「名前を付けて保存」のポップアップがでてきます。)

なので、編集した後は名前を付けて保存をする必要があります。

もちろん、コピー元にはいかなる変更も加えられていませんのでご安心を・・・

新しいブックを作成する ショートカット (Alt&F)+N+L+N

エクセルをすでに起動している状態で新しいブックをつくりたい時には下のショートカットキーを使います。

ショートカット (Alt&F)+N+L+N

ただし、L(新しいブックを選択)は既に選択されている場合は不要。

スタートメニューからエクセルを起動させても新しいブックが出現しますが、他の方法も覚えておくと何かと便利ですね。

なお、ファイルタブは他のタブと違い、シート全体を使って内容が表示されるので「今まで編集したシートはどこ行っちゃたの???」と考えてしまう方も多いと思います。

でも大丈夫、そんな時には焦ることなくもう一度ファイルタブを押してください。

元の状態に戻りますから。

最近使ったブックを開く(ショートカットAlt+F+R)

最近使ったブックを素早く開く方法。

作業をしていると結構同じファイルを開いていることが多いので覚えておくと便利です。

ALTを押した状態でFキーを押下するとファイルタブの内容が表示されます。

続けてRキーを押すと最近使ったブックの一覧を表示。

リストから該当ファイルを選んでクリックするとファイルが表示されます。

 ショートカットキー ⇒ Alt+F+R

エクセル文字列操作関数の使い方

エクセルの文字列関数であるFIND関数やMID関数、LEFT関数

そして、論理関数のISERROR関数を使い、住所を都道府県単位とそれ以降の表示に分ける方法をご紹介します。

その前に、それぞれの関数を簡単に説明しておきましょうね。

FIND関数は文字列から任意の文字の位置を教えてくれるエクセルの文字列操作関数。

引数には、探す文字・検索対象文字列・検索開始文字(省略すると頭から検索します)の順番で記述します。

例えば、「秋田県鹿角市花輪字馬場○○番地」という文字列がA2に入力されていて、この中から「県」という文字の位置を調べたい時は、任意のセルに=FIND(“県”,A2)とすると3の数字を返します。

次にMID関数ですが、こちらは文字列の指定した場所から、指定した数だけ任意の文字を抜き出す文字列操作関数。

例えば、先ほどの文字列の先頭から「秋田県」の3文字を取り出したいなら、任意のセルに=MID(A2,1,3)、

7番目から出てくる「花輪」の2文字を取り出したいなら、=MID(A2,7,2)といった具合にします。

そして、LEFT関数。

こちらは文字列の最初から(つまり左からなのでレフトな訳)指定した文字数だけ取り出す文字列操作関数。

例えば、先ほどの文字列から「秋田県鹿角市」までを取り出したかったら、任意のセルに=LEFT(A2,6)と記述します。

で、最後に論理関数のISERRORですが、これは検査対象がエラー値かどうか見分ける関数で、エラー値ならばTRUE、そうでなければFALSEを返します。

私は単独で使う機会はほとんどなく、もっぱらFIND関数や同じ論理関数のIFとの抱き合わせで使っています。

この関数の使用例については、本題の説明で具体的に取り上げますから参考にしてください。

前置き長くなりましたが、ここから本題に入ります。

文字列操作関数を使う場合に大切だと思われるのは、文字の並び具合の特徴に着目すること。

しばらく眺めて、どうしたら抽出したい文字列を得られるか考え、使用する関数を選びます。

今回は都道府県とそれ以下の住所を分離して表示すること。

なので、まず、どうしたら都道府県単位までを抽出できるかを考えます。

日本の住所は都道府県から始まりますが、都は東京都、道は北海道のイチイチ、そして府は大阪府と京都府の2つだけです。

そこで私はまずこう考えました。

(ここからは添付の表を見ながらお読みください。クリックすると拡大します。)

B列の住所の文字列から「県」を探して、

エラー値(TRUE)だった場合は、東京都・大阪府・京都府・北海道に共通する都道府の区切りの位置3

FALSEの場合は「県」の位置

を住所の隣のC列に表示。

例えば、国会議事堂の場合、C3に次の式を入力。

=IF(ISERROR(FIND(“県”,B3)),3,FIND(“県”,B3))

そして、MID関数を使って住所(B列)の先頭からC列で抽出した位置までを抜き出す。

国会議事堂の場合、D3に次の式を入力。

=MID(B3,1,C3)

そして都道府県以下を表示するE列には

国会議事堂の場合、E3に

=MID(B3,C3+1,99)

そして、C3,D3,E3を選択してフィルハンドルを下にドラックすると、ワオ!通天閣までうまく表示されました。

と思いきや・・・

「まてよ、これじゃあ、仮に東京都○○区××県△番地だったら県が出てくる9文字までを拾ってしまうなあ・・・」

で実際にやってみたら案の定へんてこなことに・・・→D8参照

ということで、思いついたのが「県名は長くても4文字」ということ。

つまり、B列の文字列の右から4文字までをFINDの検査対象にすれば、上記のような不都合が起こらないことに気づきました。

つまり、上記計算式

=IF(ISERROR(FIND(“県”,B3)),3,FIND(“県”,B3))

のFIND(“県”,B3)を

FIND(“県”,LEFT(B3,4))

に置き換えると上記のような不都合はほとんど解消されます。

都道府のすぐ後ろが県だったら話別ですが・・・ま、その時はその時で手作業で直すのがいいと思います。

作業効率を図るための関数、めったに起こらないイベントに時間を取られすぎるのはナンセンス・・・ですね。

関数CONCATENATEの使い方

関数CONCATENATEの使い方を紹介します。

図は縮小しているので見づらいと思いますので、クリックして分離した後で拡大(+マークでます)してご覧ください。

このエクセル関数は簡単に言うと「一つ一つの部品をくっつける」関数です。

使う目的はいろいろ考えられると思いますけど、私は例えばこんな風にCONCATENATE関数を利用しています。

サイトを作る場合、サイドバーにメニューを表示することがあります。

例えば、料理のホームページ(abc.com)を作っていて、サイドバーのメニューから「きんぴらの作り方」(abc.com/kinpira.html)のページにリンクを張るときは、

下の表の中にA2にあるリンクタグをメニューバーに組みます。

この時、手打ちでタグを作ってももちろんいいわけですが、サイトを構成するページはきんぴらの作り方だけではちょっと物足りない・・・

魚のさばき方、温泉卵の作り方・・・などなどいろいろあるはず。

これを一つずつ手打ちで作るのってとっても面倒・・・と私は思うのです。

で、エクセルのCONCATENATE関数を利用すると、そのほかのメニューページのリンクタグも一瞬のうちにできちゃうのです。

どうするかというと・・・

リンクタグの中で変化するのは個別ページのURLと名称。

なので、この部分を空セルにして、変化しないタグをA2から切り取って、以下のようにA4、C4、E4に配置し、

F4には

=CONCATENATE(A4,B4,C4,D4,E4)

と関数を組み込みます。

=conと入力すれば、おそらくCONCATENATE関数が候補の最初に現れるはず・・・

後は、コントロールキーを押しながら、A4 B4 C4 D4 E4を一個ずつクリックして最後にエンターキー押せばいいです(最後の)はつけなくてもOK)。

B4~B6に、

kinpira、sakanasabaku、onsentamago

D4~D6に、

きんぴらの作り方、魚のさばき方、温泉卵の作り方

とそれぞれデータを入力します。

で、最後にA4、C4、E4、F4のセルを下にフィルするとこの通り。

このようにCONCATENATE関数を利用するとスピーディにリンクタグが作れます。

実際は、A4からF4までを選択して下にフィルしてから、データを入力した方がもっと手っ取り早いのですが・・・

ま、いろいろ試してみてください。

エクセル リボンを隠す(非表示)

エクセルのリボンは隠す(非表示にする)ことができます。

縦にずらりと並ぶ住所録などを作るときなどは、データ入力できるエリアを目いっぱい広げて作業したいもの。

こんな時に便利なのがリボンを非表示にすること。

方法は次。

リボンの上のタブをダルクリック、若しくは右クリックして表示されるメニューから「リボンの最小化」を選んでクリックするだけ。

元に戻したい時も任意のタブをダブルクリックするとOK。

右クリックの場合は「リボンの最小化」の前についているチェックを外します。

エクセル2010 リボンのカスタマイズ

エクセル2010ではリボンがカスタマイズできるようになりました。

エクセルを操作するときは上の方にあるリボン(図の赤い線で囲った部分)の中から適当なメニューを選んで行います。

エクセルのリボン

リボンの上の方にファイルとか挿入などと書かれたタブがありますが、これを切り替えるといろんなメニューが出てきます。

例えば、ホームタブにはコピーしたり、それを張り付けたり、切りとったりというような普段よく使うメニュー、

挿入タブには図やグラフ、ワードアートなどをテキストに挿入したりする機能、

・・・といった具合に。

で、エクセル2010では、先にお話ししたようにこのリボンがカスタマイズできます。

方法は次。

リボンの上のタブ(どこでもいいです)を右クリックしたメニューから「リボンのユーザー設定」をクリック。

表示されたオプション画面で右側のメインタブから好きな場所をポイントして、下の「新しいタブ」をクリック。

「名前の変更」で名前を付け、左の基本コマンドから設定したいボタンを選んで、真ん中にある「追加」をクリック。

すると右から左の表へと該当ボタンがコピーされます。

使いたい機能が複数ある場合はこの操作を繰り返します。

私が今回作ってみたのはこれ↓

エクセル、リボンのカスタマイズ

エクセルで家系図を作ろう

今日のテーマはエクセルで作る家系図。

例えば歴史上の有名人をサイトで取り上げるときなど、私は家系図をサイトコンテンツの一部にしています。

なぜかというと、自分が閲覧する立場なら家系図あれば理解が深まると思うので。

私の家系図の作り方は極めてシンプル。

エクセルの機能として利用するのは、ホームタブにある罫線機能くらいのものです。

まず、一般的な家系図のように縦にツリーを並べる場合は、人名も縦書きにしたほうが見やすいと思います。

人の名前の下や横から罫線を引いてコネクトしていくので、名前は4つの隣り合うセルをホームタブの「セルを結合して中央揃え」を使って結合します。

セル結合

その後で、セルを右クリック→セルの書式設定→配置タブ→文字列をクリック→OK・・・で文字方向が縦書きになります。

②の場所分かりにくいんですけど、縦書きで「文字列」って書いてるところをクリックして黒く反転したらOKです♪

文字を縦書きに

で、セル幅があんまり大きくならないように、列の上を右クリックして列の幅を「2.3」くらいに。

家系図を一つでかしたら、後はこれをコピーして使いまわすと楽。

ここまでで出来る家系図の素描はこんな感じ。

家系図が完成したら、まずは表示タブのリボンの中にある「枠線」のチェックを外します。

こうすると後でペイントに張り付けた際に余計な格子線が消えてスッキリするので。

その後、ホームページの画像として利用できるように、文字データを画像に変えます。

グリッド線を消す

全選択→ホームタブのコピー→図としてコピー(右のちっちゃな下▼)→「画面に合わせる」「ピクチャー」にチェック→OK

図が大きすぎますと警告でますが無視→OK

そして、ウィンドウ付属のペイントを立ち上げて、これを貼り付け。

後はサイズ変更するなりして使いやすいように加工してください。

私の家系図の作り方、ざっくりこんな感じ。

(ホームページとして公開している先はこちら→徳川家康の家系図

で、他にもっと簡単に家系図作る方法もあります。

それは挿入タブからSmartArtを選び、ポップアップ表示される「SmartArtグラフィックの選択」から階層構造→組織図を選択して作る方法。

でもね、これではちょっと私が意図してた様な家系図は作れなかった(ウデの問題でしょうけど)。

恥ずかしながら作った駄作をお見せするとこんなもの。

まあ、みなさんお好きな方法でいろいろ試してみてくださいな。